Tévhitek a produktivitásról

A produktivitás gyakrabban szól arról, hogy mit nem csinálunk, mint arról, hogy mit csinálunk. Ha a megfelelő helyre és a megfelelő módon összpontosítjuk a fókuszunk, akkor sokkal többet érhetünk el.

Göblyös G. István · PRODUKTIVITÁS

Talán nem éppen a legmegfelelőbb időszakban kezdtem el ezt a blogot. Egyetemistaként, a félév közepén, több csoportos és egyéni beadandóval, munka mellett. Viszont úgy voltam vele, hogy soha nem lesz megfelelő alkalom, elkezdeni bármit is. Ha most nem kezdem el, akkor később majd jön valamilyen másik kifogás, és így a végtelenségig tologattam volna. Viszont mivel szerettem volna, hogy mindezek mellett még valamilyen szinten életem is legyen, tudtam, hogy az első teendőim között lesz megtanulni, hogyan lehet a leghatékonyabban elvégezni a feladataimat.

Az elmúlt időszakban sokat kísérletezgettem, hogy mi az, ami működik, és mi az, ami nem. Volt, ami ígéretesnek bizonyult, volt ami teljes kudarcnak, vagy éppen csak közelebb vitt egy kiégéshez. Rengeteg módszert, stratégiát és technikát próbáltam ki, azonban észrevettem, hogy amikre rájöttem, az sok embernek abszolút nem volt egyértelmű elsőre. Sőt gyakori volt, hogy pont az én állításom ellenkezőjét gondolták igaznak. Így idejét láttam, hogy összefoglaljam a tapasztalataimat a munkavégzés nagy tévhiteiről, jó sok, mások által inspirált ábrákkal szemléltetve a mondanivalóm.

TARTALOMJEGYZÉK

1

Minél többet dolgozok, annál több mindennel leszek kész

Hajlamosak vagyunk azt hinni, hogy az elvégzett munkánk egyenesen arányos a munkával töltött idővel. Azaz, lineárisnak tekintjük a munkavégzést. Valahogy így:

Ez attól függ, hogy miről beszélünk. Gyártósoron például, a szalag mellett ez valóban így van. Nem számít milyen fáradtak vagyunk, a szalag akkor is ugyanolyan gyorsasággal fog mozogni és nekünk tartanunk kell a tempót.

Viszont, ha bármilyen kreatív vagy alkotói jellegű munkáról beszélünk, nem ez a helyzet. Az elménk is elfárad, ha folyton intenzív használatban van, ugyanúgy, mint ahogy az izmaink edzés közben. Ezért a kreatív munkáknál – írás, rajzolás, tervezés stb. – az elvégzett munka inkább valahogy így néz ki:

Sőt, ennél még rosszabbra is fordulhat a helyzet. Ez akkor történik, mikor elérjük a negatív eredmények pontját. Vagyis azt a pontot, ami után ha folytatjuk a munkát, több feladatot csinálunk magunknak. Tehát plusz munkát adunk a saját kezünkbe azzal, hogy többet dolgozunk.1Mármint még azon felül is, hogy többet dolgozunk. Ugye érted? Vagy csak nekem kezd kusza lenni? Gondolok itt olyanra, hogy,

  • Írásnál, azok a plusz bekezdések, amikre később visszatekintve rájövünk, hogy szörnyűek.
  • Rajzolásnál, mikor tiszta fáradtan már csak be szeretnénk fejezni a művet, másnap viszont látjuk, hogy mennyire elkapkodtuk.
  • Tervezésnél, a nap végén a rohanásban vétett hibáink felfedezése a következő nap.

Ezekkel pedig nem előrébb leszünk a feladatainkkal, hanem pont, hogy még több munkát csinálunk magunknak, tehát lassítjuk a munka elvégeztét.

Nyilván nem mindegy, hogy rövid, vagy hosszú távon nézzük ezeket. A fent említett problémák a néhány napos vagy hetes munkáknál és projekteknél jelentkeznek a leggyakrabban. De persze nem minden munka ugyanolyan.

Vannak olyan munkák vagy projektek, amiknek van egy úgymond kiugrási pontjuk, ami után minden sokkal könnyebb lesz.

Ha egy csapatvezetőről beszélünk, akkor valami közös szokás együtt csinálása a munkatársakkal, hogy fent maradjon a munkaszellem. Ha programozóról, akkor új programnyelvek tanulása és adatbázisok kezelése, hogy jobban összeálljon a kép. Vagy ha olyan munkáról beszélünk, ahol ügyfelekkel kell foglalkozni, akkor a megjelenés felfrissítése és az ügyfelek problémáinak megértése érzelmi szinten.

Ez a kiugrási pont pedig mással is elérhető. Pihenéssel.

Képzeljük el, ahogy a nagy vasárnapi ebéden ülünk. Lemegy mind a 8 fogás, minden isteni finom és az ebéd végén megkérdezi kedves nagymamánk, hogy “Na és mit csináljak jövő héten?” Természetesen, majd kidurranunk és egy szót nem akarunk hallani semmilyen kajáról, csak legszívesebben elgurulnánk az asztaltól. Nem tudom másnál ez hogy van, nálunk mindig így megy.

A lényeg, hogy a jóból is megárt a sok.2Ahh… közhely Már ha ilyen kontextusban nevezhetjük a munkát jónak.

De az elménk ugyanígy működik a produktivitással is. Minden egyes probléma megoldása jó érzéssel tölt el minket és ezért még többet akarunk megoldani. Viszont ez ugyanolyan, mint a gyomrunknak az étel. Be tud sokallni tőle.

De milyen jó nekünk, hogy van a hetünknek egy hétvége nevezetű része. Mert érdekes módon, miután eltávolodunk a munkánktól egy időre úgy, hogy abszolút nem foglalkozunk azzal, sokkal produktívabbá válunk, mikor visszatérünk dolgozni.

Ez a lépés pedig elengedhetetlen, ha valamit alkotni szeretnénk. James Webb Young a sikeres A Technique for Producing Ideas (Egy módszer az ötletek gyártásához) könyvében 5 lépésben írja le az alkotói folyamatot.

  1. Anyagok gyűjtése
  2. Intenzív munka fejben
  3. Eltávolodás a problémától
  4. Hagyni hogy magától jusson eszünkbe az ötlet
  5. Az ötletünk tesztelése a valóságban

Viszont a hármas pontról nagyon gyakran megfeledkezünk. Pedig ez az egyik legfontosabb része a folyamatnak.

Egy gondolattal szeretném ezt a részt lezárni, amit nem is olyan rég osztott meg velem egy nagyon kedves ismerősöm.

“Fizikai fáradtságra szellemi megoldás kell, szellemi fáradtságra fizikai megoldás.”

2

A multitasking által hatékonyabb leszek

Az egyik kedvencem, mikor valaki azt hiszi, hogy produktívan tud egyszerre több mindent csinálni. Az igaz, hogy képesek vagyunk egyidejűleg több dolgot csinálni, mint TV-t nézni főzés közben, vagy telefonon beszélgetni, miközben chat-en válaszolunk valakinek.

Viszont nem tudunk egyszerre két dologra koncentrálni. A multitasking arra veszi rá az agyunk, hogy ugráljon az egyik feladatról a másikra. Ez az ugrálás pedig plusz energiával jár.

Gondoljunk csak bele, mikor vezetés közben hallgatunk valamilyen podcastet, vagy beszélgetős műsort. Az országúton simán tudunk figyelni mindenre, amit hallunk mert a vezetés olyan ingerszegény környezetben már csak a berögzült mozzanatainkból áll (figyelni a visszapillantót, a táblákat, a sebességet és a két sáv között tartani az autót). Viszont, mikor úgy hallgatunk valamit, hogy a belvárosban valamilyen száguldó idegbeteg hirtelen kivág elénk, nekünk meg satuznunk kell, vagy korrigálni, akkor amiről abban néhány másodpercben szó volt a műsorban, nem fogunk emlékezni. Mert nem arra koncentráltunk.

Ugyanakkor szeretjük produktívnak érezni magunkat. Szeretjük azt mondani másoknak, hogy elfoglaltak vagyunk és nincs időnk xy dologra. Csakhogy ez az elfoglaltságunk nem áll másból, mint több feladat közötti ugrálásból oda-vissza. A feladatok közötti gyakori váltással pedig két probléma van.

  1. Nem hagyjuk magunkat elmélyülni az adott feladatban.
  2. A multitasking azt érezteti velünk, hogy több mindent fejezünk be, de valójában ennek az ellenkezője igaz.

Mikor hirtelen feladatot vagy tevékenységet váltunk, mert a) valami elterelte a figyelmünket vagy b) mert a jelenlegi feladatunknál valamilyen nehézségbe ütköztünk és egyszerűbb egyből félredobni azt, akkor minden ilyen tevékenység váltás elvesz a koncentrációnkból.

A másik, meg az, hogy valóban jó érzés, ha főzés közben nézzük a TV-t, miközben felvesszük a telefonunkat és elkezdünk beszélgetni a barátunkkal. Valóban olyan, mintha egyszerre mindent tudnánk csinálni. De ekkor igazából mindent csak felületesen csinálunk.

Elsózzuk az ételt, fogalmunk sincs, hogy miről volt szó a TV-ben az elmúlt 5 percben és nem is tudunk figyelni a telefon túloldalán lévő barátunkra.

Ezen tévhit eloszlatása után, nézzük meg, hogy hogyan is kéne gondolkoznunk a megfelelő munkavégzésről.

A munkánk folytonos félbeszakítása helyett, miért nem hagyjuk magunkat elmélyülni a feladatainkban? Ezáltal pedig egyre növelni a fókuszunk az adott feladatunkra.

Itt tehát az a lényeg, hogy mindössze egy feladatra koncentráljunk, kizárva minden külső tényezőt.

Ugye, ami nekem működik, az nem biztos, hogy neked is fog. A produktivitás elég személyes dolog és akár minden embernél más lehet. Viszont megmutatom, hogy én hogyan teremtem meg magamnak ezt a fókuszkörnyezetet.

1. A telefon a látóhatárban sincs.

Két dolgot szoktam tenni. Vagy a kijelzővel lefelé fordítom a telefonomat, hogy a lehető legkisebb kísértés legyen a szemem előtt. De ugye mikor ott van mellettem az asztalom, akkor elég könnyű érte nyúlni. Ezért elővigyázatosságból nekem így néz ki a kezdőképernyőm:

Azért szeretem ezt, mert mikor felnyitom a telefonomat, nincs semmi olyan előttem, ami be tudna szippantani: messenger, böngésző, email, Facebook, Instagram stb.

Ahhoz, hogy azokat elérjem, lapoznom kell egyet. De mikor egy teendő közepében vagyok és felnyitom a telefont, akkor ez a pillanat, mielőtt lapoznék egyet az appokra, pont elég ahhoz, hogy megkérdezzem magamtól:

“Biztos, hogy most el szeretném terelni a figyelmemet?”

Ilyenkor tudatosul bennem, hogy hülyeséget csinálok. Leteszem a telefont és visszatérek a feladatomhoz.

Jobb módszer, mikor olyan messze van tőlünk, hogy fel kell kelnünk ahhoz, hogy elérjük. Növeljük a súrlódást ugye, hogy nehezebb legyen elérni azt, amiről tudjuk, hogy nem jó.

Vagy az igazi mester szint, mikor egy másik szobában hagyjuk a telefonunkat, amíg dolgozunk.

2. Zenével kizárni a külvilágot

Van, mikor más tereli el a figyelmünket, nem mi önmagunknak. Ezért, hogy ne hagyjuk a külvilágot, hogy kizökkentsen minket, jó elszeparálni magunkat tőle. Nálam ez zenével történik.

Egy open office irodában is, ahol nincsenek elkülönítve az irodák, hanem minden asztal egy nagy közös légtérben van, íratlan szabály az, ha valakinek füles van a bedugva a fülébe, hogy az azt jelenti, az illető most elfoglalt és nem akarja, hogy kizökkentsék ebből az állapotból.

Ezzel pedig nem csak tudatni tudjuk a külvilággal, hogy nem szeretnénk most, ha zavarnának minket, de ki tudjuk váltani a pavlovi reflexet is. Mivel, ha mindig ugyanazokat a zenéket hallgatjuk, mikor koncentrálni szeretnénk, akkor az idővel be fog rögzülni az elménkbe, és amint meghalljuk valamelyik zenét a lejátszási listánkból, egyből kapcsolni fog az agyunk, hogy “Ohh. Most koncentrálni akarsz. Oké, nyomjuk neki bébi.”

Ha érdekel, én ezt a lejátszási listát szoktam ilyenkor hallgatni.

3. Teljes képernyős módban dolgozni

Sokáig nem tartottam ezt fontosnak. Mint viszont kiderült, meglepően sokat tud segíteni. Mikor valami olyat csinálok a gépemen, amihez nem kell más alkalmazás vagy szoftver, akkor teljes képernyős módban dolgozom.

Ha meg van nyitva minden más is, akkor ugyanolyan könnyen tudunk elkalandozni a gépünkön, mintha csak felemelnénk a telefonunkat mellőlünk. Ezért érdemes szűkíteni az ilyen lehetőségeinket. Ha nincs szem előtt az, hogy mi minden mást is tudnánk csinálni, akkor kisebb a kísértés, hogy eltereljük a figyelmünket. Én például mikor írok valamit akár ide, akár máshova, azt szinte mindig teljes képernyős módban szoktam csinálni.

Tipp: majdnem mindenhol az F11 billentyű az. 🤫

3

A motiváció mítosz

Ismerősek az olyan mondatok, mint “nem érzem magam úgy, hogy most ezt meg tudnám csinálni” vagy “nincs kedvem megmozdulni se”?

Az egyik legnagyobb tévhit, amit nemcsak a produktivitásról, de bármi másról hiszünk az életben, az az, hogy amíg nincs meg a motivációnk, addig nem tudunk nekilátni a dolgainknak. Mert azt hisszük, hogy a motiváció visz minket előre. Ami igaz is, de nem az indít el minket. Csak senki nem tudja, hogy az a bizonyos motiváció mégis honnan jön. Vagy, hogy miért nincs itt, amikor a legjobban kéne.

Az igazság az, hogy a motiváció akkor jelenik meg, mikor el is kezdünk valamit csinálni. Nem pedig fetrengünk az ágyban, várva a sült galamabra.3Hagyd már a közhelyeket, Pityu!

Szóval ez a folyamat nem így néz ki:

Motiváció → cselekvés

Hanem így:

Cselekvés → motiváció

Egyetlen egy dolgot kell csinálnunk, hogy megjöjjön a motivációnk. Szépen leülni a popsinkra és nekilátni a dolgoknak. Mert mire várunk? Még készülnünk kell, hogy biztos jól csináljunk mindent? Vagy a megfelelő ösztönzésre egy baráttól? Vagy csak ezzel áltatjuk magunkat, mert félünk a kudarctól?

Az ember út közben tanul. Nem kell mindent tudnunk, mielőtt nekilátunk valaminek. El kell fogadnunk, hogy hibázni fogunk. Sokat. De mikor valami problémába ütközünk és sikerül megoldanunk azt, akkor egy hatalmas löket motivációt kapunk cserébe. Ezt pedig csak akkor kapjuk meg, ha csinálunk is valamit.

Olyan ez, mint egy hógolyót legurítani egy lejtőn. A kis összegyúrt hógolyónk csak áll ott a domb tetején. Nem fog megmozdulni magától. Viszont, ha megadjuk neki a kezdő lökést, a cselekedetet, akkor megindul a lejtőn és egyre gyorsabban fog gurulni, közben pedig egyre nagyobb és nagyobb lesz.

A hógolyó a mi motivációnk.4Ha meg nyár van, akkor így jártál, bocsi.

Visszagondolok, hogy én is mennyi időt töltöttem el azzal, hogy a lehető legjobban felkészüljek néhány projektre. Folyton tologattam magam előtt őket, hogy még ez kell még az kell. Nem mertem elkezdeni mert nem éreztem, hogy meg lenne a kellő motivációm hozzá. Pedig tényleg csak egy dolgot kellett volna csinálnom. Leülni és elkezdeni.


Ha tetszik ez a tartalom, akkor tetszeni fog a Két Perc Kedd hírlevelem is, ahol minden kedden küldök a feliratkozóknak 1 elmélkedést, 1 idézetet, 1 kérdést és egy bónusz tartalmat.

Iratkozz fel

És kapsz egy ajándék PDF-et:
5 Kérdés, amik mindent megváltoztattak


LÁBJEGYZETEK

  • 1
    Mármint még azon felül is, hogy többet dolgozunk. Ugye érted? Vagy csak nekem kezd kusza lenni?
  • 2
    Ahh… közhely
  • 3
    Hagyd már a közhelyeket, Pityu!
  • 4
    Ha meg nyár van, akkor így jártál, bocsi.

Mi a véleményed erről?