Hogyan végezz el nagy projekteket

Göblyös G. István · PRODUKTIVITÁS

Szinte minden nagyobb projekt rémisztő tud lenni, mikor nekivágunk. Legtöbbször alábecsüljük a velük kapcsolatos teendőket és mikor nekikezdünk, hirtelen szembesülünk a projekt összetettségével és végeláthatatlannak tűnő teendőivel. Hogyan lehetséges elkerülnünk ezt a folytogató érzést, ami azt sugallja, hogy sosem fogjuk befejezni a feladatainkat?

A nagy projektek nehézségei

Mikor nekilátunk egy nagy személyes, munkahelyi vagy közös projektnek, általában lebontjuk azokat egyre kisebb részekre. Minél tovább bontogatjuk ezeket a részelemeket, annál átláthatóbb lesz az egész és könnyebb lesz meghatározni az egymást követő lépéseket. Ez a módszer eredetileg a programozásból indult ki, ahol a hosszú kódsorokat valahogyan kategorizálni kellett, hogy ne csak a program megalkotója tudjon rajta eligazodni, hanem más is, aki megnyitja a kódsort.

Idővel azonban rájöttek az emberek, hogy ezt más területeken is lehetne alkalmazni. Így terjedt el a Top-down design, ami a nevéhez hűen, a legfelsőbb részeket bontogatja le, egyre kisebb alrészekre.

Ez mind szép és jó. Ahogy elérünk egy nekünk megvalósíthatónak tűnő lebontáshoz, felírjuk a teendőinket, hogy miként tudunk közelebb kerülni a projektünk megvalósításához.

Az Atomi szokások szerzője, James Clear, szerint a legjobb módszer, amit ilyenkor alkalmazhatunk, hogy rangsoroljuk a teendőinket a fontosságuk szerint, majd nekilátunk a legfontosabb dolognak elsőként.

Egy probléma van viszont ezzel:

Az adott napra vonatkozó rangsorolásunk után, amennyiben a legfontosabb feladatunk önmagában is elég nagy falat, frusztrálva fogjuk érezni magunkat, amiért nem sikerült nap végére végeznünk azzal. Sőt, annyira nagy volt, hogy a többi teendőnkbe bele sem tudtunk kezdeni, így még inkább feszültebbek leszünk.

Vegyünk például engem, mikor a weboldalt szeretném frissíteni, vagy egy új oldalt hozzáadni. A fő célom, hogy legyen egy kész oldal. Ezt elkezdem lebontani, hogy meg kell írnom a szöveget hozzá, ötletelnem kell az oldal elrendezésén, majd mikor ezekkel megvagyok össze kell raknom magát az oldalt. Tegyük fel, hogy a szöveget viszonylag gyorsan megírom és papíron is egészen tetszik az elrendezés, amit másodjára felskicceltem. Viszont, ahogy nekikezdek annak, hogy összerakjam az oldalt, alig haladok egyről a kettőre, mivel ez a folyamat sokkal időigényesebb. Próbálom még aznap befejezni az egészet, ahogy elkezdtem, viszont mélyen legbelül tudom, hogy ez egy több napos folyamat és ahogy telik az idő, úgy fáradok és szintúgy egyre biztosabb vagyok benne, hogy ez ma nem lesz kész, ami természetesen elégedetlenséggel és frusztrációval tölt el, mert nem ez volt a terv. Mit rontottam el?

Tehát az ilyen projektek legnagyobb nehézségei azok, hogy nagyon könnyen alábecsüljük a teendőink elvégzéséhez szükséges időt, és/vagy nem bontjuk le a projektünket a szükséges alrészekig.

Ha azt tűztem volna ki arra a napra, hogy az oldalnak csak az 1/3-át készítem el, könnyedén el tudtam volna végezni a feladatom.

A szerző titka, aki több, mint 60-an könyvet írt

A közép-, illetve felsőoktatási időszakunkból tudhatjuk, hogy olykor milyen nehéznek tűnik akár 1000 szót is írni egy beadandó elkészítésekor. Egy könyv, viszont átlagosan 70 000 szót tartalmaz.

Anthony Trollope 1847-ben fejezte be az első regényét, majd a következő 38 évben még 47 regényt, 18 ismeretterjesztő (non-fiction) könyvet, 12 elbeszélést, 2 színdarabot, valamint számos levelet és cikket publikált.

Mindezt pedig egy egyszerű szabály segítségével sikerült megvalósítania: 15 perces időintervallumokban írt összesen 3 órát, egy napon.

A stratégiája Mason Currey Daily Rituals című könyvében van elmagyarázva.

“Ebben az időszakban ez vált a szokásommá, – és még mindig az, habár mostanában elnézőbb vagyok magammal szemben – hogy a hátam mögött van az óra, miközben írok, és 250 szót követelek magamtól minden negyedórában…

Ez az időfelosztás lehetővé tette számomra, hogy több mint tíz oldalt írjak naponta egy regényhez, és ha ezt fenn is tudtam tartani tíz hónapon keresztül, akkor három darab, egyenként három kötetes regényt fejeztem be az évben…” – Anthony Trollope

Anthony Trollope tisztában volt vele, hogy egy könyv megírása nem egy napos munka. Sőt, mindössze egy fejezet megírása is húzós feladat egyetlen napra.

Tehát ahelyett, hogy egy fejezet vagy könyv befejezését tűzte volna ki célul, Trollope negyedórás intervallumokban mérte az előrehaladását.

Kis mérföldkövek, több lendület

Ez a megközelítés két szempontból meglehetősen előnyös:

  1. Az aprónkénti előrehaladás képes fenntartani a lendületet hosszabb távon, így nagyobb valószínűséggel fejezzük be a nagy feladatainkat.
  2. Minél gyorsabban végzünk el egy produktív feladatot, annál gyorsabban alakul ki azon a napon a hatékony hozzáállásunk a teendőinket illetően.

Ez eléggé előnyös számunkra, nem? Gondoljunk bele, mikor úgy indítjuk a napot, hogy csak fetrengünk az ágyban. Minél tovább tart kimászni, annál nehezebben indul be a produktív hozzáállásunk.

Ha olyan részekre osztjuk a teendőinket, amelyek kisebb erőfeszítést és kevesebb időt igényelnek, viszont ugyanúgy hozzájárulnak a folyamat előrehaladásához, akkor nemcsak az adott feladatainkkal fogunk gyorsabban haladni, hanem más teendőinkhez is nagyobb kedvvel és lendülettel vágunk neki.

Trollope minden negyedóra elteltével megnézte, hány szót írt. Ha meghaladta a 250-et, mentálisan kipipálta a napnak azon szakaszát és egyből visszajelzést kapott, hogy jó úton halad a célja felé.

Persze az íráson kívül másra is használhatjuk ezt a technikát. Pont ez a lényeg. Hogy valamilyen formában megfogalmazzuk az előrehaladást és folyton szembesítsük magunkat ezzel.

Minél hamarabb kapunk visszajelzést, hogy a jó irányba haladunk, annál valószínűbb, hogy továbbra is abba az irányba fogunk haladni.

“Dolgozz hosszú távon. Mérd a folyamataidat rövid távon.” – James Clear


Ha tetszik ez a tartalom, akkor tetszeni fog a Két Perc Kedd hírlevelem is, ahol minden kedden küldök a feliratkozóknak 1 elmélkedést, 1 idézetet, 1 kérdést és egy bónusz tartalmat.

Iratkozz fel

És kapsz egy ajándék PDF-et:
5 Kérdés, amik mindent megváltoztattak

Mi a véleményed erről?