A teendőlista áldása és átka – hatékony vagy eredménytelen?

Göblyös G. István · PRODUKTIVITÁS

TARTALOMJEGYZÉK


Akinek nincs esze legyen notesze, nem igaz? Ezt a kontextust nézve ékeskedem ebben a csoportban. Nem véletlen, hogy szeretjük leírni a teendőinket (vagy nem szeretjük). Ki tudna ennyi nagyszerű (és olykor megannyi borzalmas és elvetemült) ötletet észben tartani?

Hagyományos vagy digitális

Ebben a bejegyzésben kizárólag a papír alapú módszerekről írok. Több oka is van, hogy miért nem szeretem a digitális teendőlistákat.

Például, ha nem végeztük el az egyik teendőnket hétfőn, akkor egyszeűen csak áthúzzuk keddre. Majd szerdára. De csütörtökre már megy a szerdai is a hétfőivel együtt és azt fogjuk észrevenni, hogy egy napon tornyosul két heti teendő.

Vannak dolgok, amik nekem sokkal jobban beváltak analóg formában. Persze ha valakinek kényelmesebb digitálisan, az alábbi módszerek átültethetőek abba is, viszont nem tudok nyilatkozni úgy a hatékonyságukról.

Mindent, amiről alább írok, füzet alapon működik. Így van, egy külön füzet a teendőnknek. Na jó, nem csak azoknak, de most ez a lényeg.

Miután ezt letisztáztuk (vagyis én, magammal. Neked sajnos így nincs sok választásod), vágjunk is bele.

A hagyományos teendőlista

Miért is írjuk le a teendőinket első sorban? Egyértelműen azért, hogy ne felejtsük el őket megcsinálni. De gondolom nem csak én vagyok az egyetlen, akinek ez nem szokott mindig összejönni.

Az elménk valahogy nem ékeskedik az emlékezésben. Legalábbis, akkor biztos nem, mikor a legjobb szükségünk lenne rá. De ki mondta, hogy mindent fejben kéne tartanunk? Az összes ház körüli teendőt, munkával kapcsolatos dolgokat, telefonhívásokat, e-mail küldéseket és megannyi elvégzendő feladatot, amibe már akkor belegabalyodunk, mikor pusztán csak megkíséreljük felsorolni azokat.

Itt jön képbe a hagyományos teendőlista.

Mindenki látott már ilyet, mindenki használt már ilyet és mindenki rájött, hogy legtöbbször annyit ér, mint halottnak a csók.

Az egyszerű felsorolásszerű teendőlistával több probléma is van, de ami nekem a legjobban kitűnt, az a rendszer hiánya.

Hogy szeretnénk, hogy valami hatékony legyen, ha nincsenek meg az alap építőelemei?

Mert sajnos igen. Az nem egy rendszer, hogy három post-it-re, két füzetbe, a hűtőajtón lógó noteszre és a telefonunkba is össze-vissza beleírkáljuk a teendőinket, majd lehúzzuk, vagy kipipáljuk azokat.

Úgyhogy lépjünk is egyet előre.

A Bullet Journal módszer

Ryder Carroll könyvében ismerteti a Bullet Journal módszerhez tartozó gyors jegyzetelést.

Nagyon túl lehet bonyolítani, de most igyekszem csak egy dologra koncentrálni.

A lényeg a teendőket illetően, hogy minden feladatot egy bullet pontként írunk le, ami mindössze ennyi.

  • Megírni a teendőlistás bejegyzést

Mikor elvégezzük a feladatunkat, egy “x”-et teszünk a pont helyére (én egy négyzetet szoktam besatírozni, mert nekem átláthatóbb).

Na de, ha nem végezzük el – egy egyszerű, mégis hatékony megoldás – a pont helyére egy > nyilat teszünk, ami azt jelenti, hogy a feladatot, a következő napra halasztottuk.

De van még egy csavar.

Ha a feladatunk jelenleg értékét vesztette, azaz nincs értelme most megcsinálni, de a későbbiekben, vagy másik időpontban kell/szeretnénk még úgyanúgy elvégezni, akkor azt egy < nyíllal jelöljük, ezáltal visszaküldve a teendőt a havi teendők közé.

Ami lényegében nem más, mint csupa elvégzendő feladat egy helyen. Én ezt úgy hívom csak, hogy Brain dump, szépen magyarosan.

Ez már önmagában egy nagyon jó rendszer, viszont mikor egy egész oldalnyi teendő kerül már felsorolásra a Brain dump-ban, nagy eséllyel elnyomhat minket a túlterheltség érzete az átláthatatlanság miatt.

Tűzhely lista

Egy nagyon ötletes gondolat szerintem. Miért tűzhely?

Képzeljük el, a tűzhelyet felülről. A felénk eső két gázrózsán, vagy főzőlapon történik általában az aktívabb, intenzívebb főzés. Aminek kevesebb figyelem kell, azt hátra rakjuk, a belső rózsákra.

Ezen koncepciót követve tudjuk csoportosítani a teendőinket is.

Vannak az életterületek, amik mindenkinek mások. Nekem például ezek:

  • Egyetem
  • Munka
  • Blog
  • Család
  • Személyes fejlődés

Ezek azok a területek, amik folyton jelen vannak az életünkben. Nem tudjuk őket kipipálni, hogy “kész”.

Viszont minden életterülethez tartoznak feladatok. Az egyetemnél tanulni a zárthelyikre, munkánál elvégezni a projekthez tartozó feladatot időre, a blognál fejleszteni az oldalt, a családnál összejövetelt szervezni, a személyes fejlődésnél pedig új célokat kitűzni.

Az életterületek lehetnek mások is, attól függően, hogy kinek mi játszik nagyobb szerepet az életében.

Viszont ez már sok csoport lenne egy helyen, így priorizálnunk kell. Tegyük sorrendbe ezeket a területeket, valami hasonlóképpen:

  1. Egyetem
  2. Személyes fejlődés
  3. Blog
  4. Család
  5. Munka

Ne essünk abba a hibába, hogy ítélkezünk magunk felett, vagy rosszul érezzük magunkat, hogy mondjuk nem a család van az első helyen. Nyilván van amihez több teendő tartozik, ezért is került előbbre. Nem ez a kis lista tükrözi a személyiségünket.

Most viszont, hogy sorba tettük a területeket, kiválasztjuk az első kéttőt.

Ez a kettő megy a felénk eső, közelebbi gázrózsára. Azaz, ezekkel foglalkozunk többnyire aktívan. Ezek fogják alkotni a két fő csoportot, amit egy “Egyéb” csoport követ, ahova az összes többi teendőt írjuk.

Szóval, már van egy rendszerezésünk is, nem pedig csak egy helyre vannak bedobálva a teendők.

Ez mind szép és jó, de van egy hátoldala az egésznek.

A túlterheltség érzete

Ha elkezdünk használni egy ilyen módszert, hamar azt fogjuk észrevenni, hogy csak jönnek és jönnek a teendők, de egyre inkább úgy érezzük, hogy nem vagyunk képesek ennyi mindent megcsinálni és a nagy produktív fellángolásunkból nem lesz semmi.

Nem csak produktívnak kell lennünk, hanem hatékonynak is.

Többször beleestem már ebbe a leterhelt érzetbe, viszont találtam egy nagyon jó megoldást, amivel ezt meg lehet előzni.

Napi fókusz

Ahelyett, hogy egy napba szeretnénk mindent belezsúfolni, miért nem választunk ki egy feladatot.

Egyetlen egy teendő, amit az adott napon el kell végeznünk.

Ez a napi fókusz.

Persze ez nem azt jelenti, hogy azon a feladaton kívül mást nem is végzünk el.

A lényeg mindössze, hogy arra az egy feladatra összpontosítsunk az adott napon, hogy az mindenképp kész legyen.

Ahogy napról napra húzzuk ki a feladatokat a listánkról, érezni fogjuk a haladást és ezzel a lassú, de biztos előrehaladással máris messzebre jutunk, mintha csak félredobtuk volna a teendőinket, mert megrémültünk a rengeteg feladat láttán.

Minden nap elején csillagozzuk meg, karikázzuk be, húzzuk alá, vagy jelöljük akárhogyan a napi fókuszunkat, csak tűnjön ki a többi teendő közül, tudatosítva bennünk, hogy hova kell helyeznünk a koncentrációnk.

Produktivitás növelő vagy időpocséklás?

Sok mindent kipróbáltam a számtalan telefonos alkalmazástól, a post-itekig.

Mégis nekem ez a füzet alapú rendszer vált be a legjobban.

Az egésznek a kulcsa, hogy csak egy rendszert használjunk. Lehet az gépen vagy telefonon is, de egy helyen legyen az összes teendőnk.

Én soha nem éreztem még ilyen összeszedettnek, rendszerezettnek és produktívnak az életem, mint amióta ezeket a módszereket használom.

Azzal, hogy maradandóan nyomon tudjuk követni a haladásunkat, tovább ösztönözzük magunkat és sokkal több tervezett feladatot tudunk végrehajtani, nem pedig csak tovább tolni azokat.

“Az előrehaladás titka, hogy el kell kezdeni.”

Mark Twain

Mi a véleményed erről?