A hatékony feladatvégzés titka

Göblyös G. István · PRODUKTIVITÁS

Mindenkinek ismerős lehet, mikor egy mélyebb koncentrációt igénylő feladat oly nehéznek és végeláthatlannak tűnik, hogy inkább hagyjuk elterelni a figyelmünket valami mással. Viszont sokkal kevesebb idő alatt is el tudjuk végezni az ilyen feladatainkat, csak tisztában kell lennünk néhány dologgal.

Az effektív munkavégzés legnagyobb ellensége a fókuszunk elvesztése, azaz mikor elterelődik a figyelmünk.

A nem megfelelő környezetben végzett tevékenységeinket könnyen megzavarhatja bármi: a tv zaja, az értesítések jelzőhangja vagy mikor egy személy kizökkent minket a ritmusunkból.

Pont ezért, ha nincs megfelelő környezetünk kialakítva, vagy kijelölve ahol az ilyen jellegű tevékenységeinket folytatjuk, könnyen megeshet, hogy az arra szükséges idő akár többszörösére is szükségünk lehet, mire elvégezzük a feladataink.

De ugye minden ember azt a megoldást keresi, ami a legkevesebb erőfeszítéssel jár. Akkor mégis miért állunk ilyenkor is a saját utunkba?

Alakítsunk ki egy fókusz környezetet

A koncentrált munkavégzés is lényegében egy rítus. Bele kell kerülnünk abba az állapotba, ahol a koncentrációnk nem zavarja meg semmi és csak az előttünk lévő feladatra összpontosítunk.

Számomra (és gyanítom mindenki más számára is) a legzavaróbb tényező a telefon.

Az értesítések tömkelegének hangot adó kis okoskészülékünk, ami egyik pillanatról a másikra teljesen el tudja terelni a figyelmünk.

Ha megértjük, hogy a koncentrációnknak időre van szüksége, amíg elér az igazán fókuszált, hatékony munkavégézésre alkalmas állapotba, akkor rájövünk, hogy miért tart olyan sokáig elvégezni az egyébként kevesebb idő alatt is teljesíthető feladatainkat.

Minden egyes alkalommal, mikor valami eltereli a figyelmünk, a koncentrációnk visszaesik. Várhatjuk a csodát, de a Föld lakosságának mindössze 2%-a képes hatékony multitaskingra (több feladat elvégzése egyszerre). Szóval, ha nem tartozunk ebbe a kis csoportba, akkor érdemes számításba vennünk a telefonunk jelenlétét, az ilyen jellegű feladatoknál.

Félre a telefonnal

A legfontosabb, hogy ilyenkor az okoseszközeinket tegyük félre. Lehetőleg ne legyenek szem elől. Én is úgy gondoltam, hogy ha az asztalomon van mellettem a telefonom lefordítva, némán, úgysem fogom felvenni (én kis naiv).

A koncentráció olyan, mint a kamatos kamat. Ha hagyjuk az agyunkat ráállni az adott feladatra, olyan összefüggéseket vehetünk észre idő elteltével, amiken még mi is meglepődünk.

Nekem van, mikor egy órát kell eltöltenem írással, mire olyat sikerül alkotnom, amire még az én szörnyen önkritikus szemem is azt mondja, hogy jó.

Ahogy fentebb említettem is, a koncentrált munkavégzés lényegében egy rítus. Egy olyan állapot, mikor az elménk tudja, hogy most koncentrálnia kell. Nem mindig könnyű ebbe az állapotba kerülni, de vannak trükkök, amik nagyban segíthetnek átugrani a nehézségeket.

Hogyan érjük el minél hamarabb a lézerfókusz állapotot?

Egy megszokott környezet kincset ér. Ha ki van jelölve az a hely, ahol az ilyen jellegű feladatainkat végezzük, már ahogy leülünk, kezd átállni az agyunk egy jobban koncentrált fázisba.

Ami nekem nagyban segít és amit minden más embernél is felfedeztem ilyen téren, az a zene.

Ha van egy megszokott zenénk, vagy lejátszási listánk, amit minden alkalommal bekapcsolunk, mikor leülünk egy nehezebb feladatot elvégezni, az agyunk azt a bizonyos zenét idő elteltével össze fogja kapcsolni a koncentrációval és sokkal könnyebben fogjuk tudni elvégezni a feladatainkat.

Nekem, például van az íráshoz egy lejátszási listám, amit mindig ugyanazzal a számmal indítok el, majd hagyom, hogy véletlenszerűen váltogasson a zenék között, mivel egyértelműen, egy idő után szörnyen unalmas lenne ugyanazokat a számokat sorban hallgatni.

Mégis, elég az a 2-3 perc, amíg az első szám lemegy, hogy elkezdjek átállni fejben és könnyebben tudjak csak az írásra koncentrálni.

Amikre figyeljünk

Röviden összeszedve tehát, amiket észben kell tartanunk, ha hatékonyan és gyorsan szeretnénk elvégezni a feladatainkat:

  1. Alakítsunk ki egy olyan környezetet, ahol nem hagyjuk, hogy megzavarjanak minket, kilökve ezzel a fókuszált állapotunkból.
  2. Tegyük el a telefonunkat a szemünk elől és némítsunk le minden értesítést, amíg a feladatunkra koncentrálunk.
  3. Hozzunk létre egy lejátszási listát kifejezetten azokra az alkalmakra mikor, nagy koncentrációval, hatékonyan szeretnénk a feladatainkat elvégezni és csak akkor hallgassuk.

Nem egy nagy tudomány ez, mégis rengeteget segít.

Kevesebb idő munkavégzésre = több idő minden másra.

Kinek nem hangzik ez jól?

Nem csak több időnk lesz más dolgokra, de ugyanakkor produktívabbnak is érezzük magunkat ilyenkor.

Számomra sokkal jobb úgy lezárni a napot, amire visszatekintve mondhatom, hogy ma igenis jól haladtam a feladataimmal és eredményes napot zárhatok.

Kívánom hát, hogy te is sok eredményes napot zárj a hatékony munkavégzéssel.

Mi a véleményed erről?