Hogyan alkalmazd a 80/20 elvet magadra

A Pareto-elv az élet számos területén alkalmazható, akár a produktivitásunknál is.

Göblyös G. István · PRODUKTIVITÁS

Vilfred Pareto olasz közgazdász 1906-ban észrevett valamit a kertjében sétálgatva. A borsóültetvényei közül voltak, amik több termést hoztak és voltak, amik kevesebbet. Ahogy jobban belemélyült ebbe a gondolatába, ráeszmélt, hogy minden évben az ültetvényeinek a 20%-a termeli a borsóknak a 80%-át.

Nem hagyta nyugodni ez a gondolat, így közgazdász révén elkezdte ezt a hasonlóságot kutatni a gazdaság más ágaiban. A gyanúja pedig beigazolódott: számos iparágban, társadalomban és vállalaton belül is a termelés 80%-a gyakran a 20% legtermékenyebb részből származott.

Ez a jelenség később a Pareto-elvként vált ismertté, vagy úgy, mint a 80/20 elv.

TARTALOMJEGYZÉK

1

Mi is a 80/20 elv?

A 80/20 elv azt mondja, hogy a termelés/eredmény/bevétel 80%-a a befektetett részleg vagy cselekvés 20%-ából származik.

Ez az elv főként az üzleti menedzsmentben lett először népszerű. A vállalkozások gyakran rájöttek, hogy az ügyfeleik nagyjából 20%-a hozta az értékesítéseinek 80%-át. Vagy, hogy az ügyfelek megtartásához szükséges kiadások 20%-a eredményezte az ő kiadásaik 80%-át. A Microsoft és más tech vállalatok azt vették észre, hogy a rendszerünkben talált hibák 20%-a okozza a felhasználói problémák 80%-át.1Sachowski, J. (2016). Implementing Digital Forensic Readiness. (A digitális kriminalisztikai készenlét megvalósítása [jelentsen ez a cím bármit is]) Elsevier.

Ami az időgazdálkodást illeti, a vállalkozások gyakran tapasztalták, hogy a munkával töltött idejük 20%-a a termelékenységük 80%-át, a munkavállalóik 20%-a pedig a közvetített értékek 80%-át adták.

Ezt nem kicsit tudom én is alátámasztani. Mikor valaki ismeri a saját képességeit a munkavégzés terén, vagy elkezdi megfigyelni magát és a teljesítményét, gyorsan rájön, hogy a napnak vannak szakaszai, amikor sokkal fogékonyabb a munkára és könnyebb arra koncentrálnia. Tehát kevesebb idő alatt tud több, érdemi munkát elvégezni. Nekem például ez a délelőtt 9 és 11 óra közötti időtartam. Nem egyszer volt, hogy azt a mennyiségű feladatot, amit egész napra terveztem, csak ebben a két órában el tudtam végezni.

De a 80/20 elv az élet számos területén alkalmazható még ezeken kívül is. Ha járványokról beszélünk, több kutatás is vitatja, hogy a fertőző személyek mintegy 20%-a felelős a “túlterjedésért”, azaz a betegség 80%-ának a továbbításáért és terjedéséért, beleértve az STD-t, a SARS-t és a COVID-19-et is.2Galvani, A. P., & May, R. M. (2005). Dimensions of superspreading. (A túlterjedés méretei) Nature, 438(7066), 293–295.3Adam, D. C., Wu, P., Wong, J. Y., Lau, E. H. Y., Tsang, T. K., Cauchemez, S., Leung, G. M., & Cowling, B. J. (2020). Clustering and superspreading potential of SARS-CoV-2 infections in Hong Kong. (A SARS-CoV-2 fertőzések csoportosítása és túlterjedése Hongkongban) Nature Medicine, 1–6.

Estig lehetne sorakoztatni a példákat és persze senki sem volt ott egy mércével, hogy megállapítsa, ezek az értékek mindig pont 80 és 20%-ok. De a 4:1 arány mindenhol felbukkant, legyen az 76/24 vagy 83/17. Ez a kis eltérés nem számított, mert a lényeg ugyanaz maradt: a maximális nyereség a befektetett dolgok pusztán egy kis részéből származott.

2

A Pareto-elv hatásossága

Egy életet kapunk. Egy értékes életet. Hogy szeretnénk kitölteni az időnket? Gyakran adják azt a tanácsot nekünk, hogy dolgozzunk hatékonyan. Csináljunk meg minél több mindent minél kevesebb idő alatt. De a produktivitás nem erről szól.

A hatékonyság az, mikor több dolgot végzünk el. A hatásosság viszont az, mikor a megfelelő dolgokat. Tehát az előrehaladásunknak nem az a titka, hogy minél elfoglaltabbak legyünk a sok teendőinkkel. Hanem, hogy a lényeges dolgokra koncentráljunk.

Ezeknek a lényeges dolgoknak a kiszűrésében segít nekünk a Pareto-elv. Ahogy Joseph Juran mondta, ez segít megkülönböztetni “a triviális sok közül a kevés létfontosságút.”4Joseph Juran egy mérnök és menedzsment tanácsadó volt.

Amiért hasznos a Pareto-elv, az az, mert nem csak azt tudjuk vele kiszűrni, hogy hova fektessünk több energiát, de azt is, hogy hova fektessünk kevesebbet. Tehát akkor is tudjuk alkalmazni, ha a problémáink forrását keressük. Olyan ez, mint egy harcművészet az életre és a munkára. Ha megtaláljuk a megfelelő nyomáspontot, kevesebb erőfeszítéssel több eredményt érhetünk el.

3

Hogyan építsd be az életedbe?

Habár a vállalatok világából indult az egész, egy idő után az emberek azt gondolták, hogy beleépítik a saját életükbe is. Ez az egész pedig csak ilyen kérdésekből áll:

  • A tárgyaim mely 20%-ából kapom az értékeim 80%-át?
  • Mivel töltöm az időmnek azt a 20%-át, amelyből a boldogságom 80%-a származik?
  • A ruháim mely 20%-át viselem az időm 80%-ában?
  • Az általam fogyasztott ételek mely 20%-át eszem az alkalmak 80%-ával?

Valószínű, hogy ezek nem is olyan nehéz kérdések. Csak soha nem gondolkoztunk ezeken eddig.

Miután viszont válaszolunk ezekre, onnantól tudni fogjuk, hova kell főként koncentrálnunk, hogy javítsunk az életminőségünkön. Ha tudjuk, hogy a holmijaink mely 20%-át használjuk a leggyakrabban, akkor miért őrizgetjük azt a maradék 80-at? Ha tudjuk, hogy a tevékenységeink mely 20%-ától érezzük magunkat teljesebbnek, akkor miért nem növeljük az azokkal töltött időt, és csökkentjük vagy távolítjuk el teljesen a maradék 80-at? Nem kell mindenféle hiper-szuper étrendet követnünk, hogy egészségesek legyünk, csak győződjünk meg arról, hogy az ételeinknek az a 20%-a, amit az alkalmak 80%-ával fogyasztunk, egészségesek.

Maga a folyamat tényleg annyiból áll, hogy észrevesszük mikor valami nem stimmel, megállunk és feltesszük magunknak az arra a szituációra illő 80/20 kérdést.

Nem fogok hazudni, először nem értettem meg egyből teljesen ezt a megközelítést. Majd egy kis idő múlva a konyhába lépve kinyitottam a szekrényt és láttam, hogy tele van pakolva edényekkel. Megálltam egy pillanatra és végigfutott a fejemben a gondolat. “Álljunk meg.” Mondtam magamnak úgy, hogy természetesen addig is egyhelyben álltam. “Az edények mely 20%-át használom a konyhában töltött időm 80%-ában?” Nekem például ott és akkor esett le minden.

Na de miután feltettük a kérdésünket, utána már csak definiálnunk kell, hogyan haladjunk tovább. Ezt pedig három lépésben meg tudjuk tenni.

  1. Írjunk fel 10 (vagy annyit, amennyi éppen tartozik a kérdéshez) tárgyat/cselekvést/időtöltést, ami a kérdésünkre vonatkozik.
  2. Karikázzuk be a lényeges 20%-át a felsorolt dolgoknak.
  3. Az összes többit csökkentsük, távolítsuk el vagy szüneteltessük.

És ennyi. Mindössze ez a 3 lépés választ el minket attól, hogy sokkal egyszerűbb és könnyedebb életet éljünk.

4

A 80/20 és te

Ahogy egyre többet gondolkozunk ezeken a kérdéseken, észre fogjuk venni, hogy mennyire ráállt az agyunk. Sorra jönnek majd a reflektálásra váró kérdéseink az életünk minden területéről. A kapcsolatainkban a viselkedések mely 20%-a váltja ki a legtöbb konfliktust? A beszédtémák mely 20%-a vezet a legmélyebb és legértékesebb társalgásokhoz a párunkkal? A munkánk vagy tevékenységeink mely 20%-a adja az eredményeink 80%-át?

Eszünkbe se jut, hogy az életünk szinte minden területén és tevékenységében ott van az a hatásossági tényező. Ráadásul nem csak, hogy ott van, de irányítani és befolyásolni is tudjuk. Ez az, amiért felelősséget tudunk vállalni az életünkben.

Persze természetes, hogy a 80/20 elv nem törvényszerű és nem használható mindig és mindenhol. Nem lehet mindenhova teljes egészében beépíteni. De egy olyan eszköz, amit nagy előszeretettel alkalmazhatunk, mikor úgy érezzük, besokalltunk valamiből. Hiszen a több nem mindig jelent jobbat is.


Ha tetszik ez a tartalom, akkor tetszeni fog a Két Perc Kedd hírlevelem is, ahol minden kedden küldök a feliratkozóknak 1 elmélkedést, 1 idézetet, 1 kérdést és egy bónusz tartalmat.

Iratkozz fel

És kapsz egy ajándék PDF-et:
5 Kérdés, amik mindent megváltoztattak


Mi a véleményed erről?